Pengarsipan dan System Numeric
Diposting oleh: devryansyah pada aRtikel K'ta
Pengertian Arsip
Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Kata “arsip” merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr’ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini nampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, “balai kota”. menurut (Etimologi) bahasa Belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan.
Kegunaan Arsip
Arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu :
1.Guna Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.
2.Guna Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
3. Guna Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang.
4. Guna Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan. Sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya. (Sularso Mulyono, 2003: 6).
Jenis – jenis Arsip
Menurut Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya.
1. Menurut subjek atau isinya
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji.
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat – surat pengangkatan pegawai, absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah pendidikan seperti Garis – Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan , notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, bon penjualan.
b. Pita rekaman
c. Piringan hitam
d. MikroFilm
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan mikrofilm tersebut disebut hard copy.
3. Arsip menurut sifat kepentingannya
a. Arsip nonessensial
Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal - hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting).
Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal - hal yang tidak penting, dan lain - lain.
b. Arsip yang diperlukan (useful archieves)
Arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun).
Contohnya antara lain : Surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat telegram, dan lain - lain.
c. Arsip penting (important archieves)
Arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
Contohnya antara lain : Surat keputusan (pengangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain - lain.
d. Arsip vital (vital archieves)
Arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama - lamanya.
Contohnya antara lain : Akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen - dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai, dan lain - lain.
4. Arsip menurut fungsinya
a. Arsip dinamis
Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu :
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3) Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari - hari.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.
Tujuan Pengarsipan
Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.
Tujuan Arsip dan Kearsipan lainnya pun ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung – jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Jadi kesimpulan dari tujuan sistem kearsipan adalah :
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.
3 Asas Pengarsipan
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005 : 22) ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu:
1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil:
Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:
a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip.
c. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan sati system penyimpanan yang sama.
b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing- masing.
Keuntungan dari desentralisasi adalah:
a. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri.
b. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian dari desentralisasi adalah:
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan .
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.
Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing- masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip in-aktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.
1. Sentralisasi
Penyimpanan arsip dengan cara yang dipusatkan disatu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.
Keuntungannya:
a) Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c) Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
d) Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kerugiannya:
a). Sentralisasi arsip hanya efisisen dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b). Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
c). Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi
Penyimpanan yang dikelola oleh unit kerja masing – masing tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan.
Keuntungannya:
a). Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing – masing.
b). Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
c). Penangannan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugiannya:
a).Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip.
b).Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan sukar dijalankan.
c).Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas – petugas umumnya bertugas rnerangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
d).Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif yang dikelola di unit kerja masing – masing pengolah, dan arsip yang kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
Penataan Arsip atau mengindeks
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian- bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan (Amsyah 2003 : 121).
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.
2. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum.
3. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan.
4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.
5. Menentukan indeks (Abu Bakar 1990 : 67)
Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan disamping itu juga sebagi alat penentu, dimana letak arsip itu didalam urutan hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
System Numeric
System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen berdasarkan nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Sistem penyimpanan ini tepat digunakan untuk:
1) Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor polis, bank penyimpanan data nasabah berdasarkan nomor rekening.
2) Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.
3) Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa.
4) Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.
Di dalam sistem nomor ada 4 macam yaitu:
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalah. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
Sistem penyimpanan arsip yang dijalankan dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a. Mudah dilaksanakan
b. Mudah dimengerti
c. Ekonomis/ hemat biaya
d. Tidak memakan tempat
e. Mudah didapat
f. Cocok dengan organisasi
g. Fleksibel / Luwes
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
i. Mempermudah pengawasan (Wursanto Ignasius, 1991 : 190)
